Dữ liệu dân cư có ý nghĩa rất quan trọng để xác thực, kết nối các dữ liệu, khai thác phục vụ có hiệu quả các nhiệm vụ kinh tế - xã hội, hướng tới mục tiêu người dân chỉ khai báo thông tin một lần với cơ quan Nhà nước trong thực hiện các thủ tục hành chính. Thực hiện tốt điều này sẽ mang lại lợi ích rất lớn cho đất nước, góp phần tiết kiệm, chống lãng phí, tạo thuận lợi nhất cho người dân và doanh nghiệp.  Ngày 1/7/2021, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư do Bộ Công an xây dựng trong thời gian khẩn trương, quyết liệt chính thức được vận hành với 17 trường thông tin của 98,7 triệu công dân Việt Nam được số hóa. Dữ liệu dân cư được xem là dữ liệu gốc, là một trong các tài nguyên quan trọng nhất, giá trị nhất của một quốc gia khi mà các hoạt động chuyển đổi số gắn với mọi hoạt động của người dân, lấy người dân là trung tâm.

Ngày 06/01/2022, Thủ tướng Chính phủ đã chính thức ban hành Quyết định số 06/QĐ-TTg phê duyệt “Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 – 2025, tầm nhìn đến năm 2030” (Đề án 06). Đề án có phạm vi và tầm ảnh hưởng rộng tới đa ngành, địa phương và lĩnh vực. Đề án 06 của Chính phủ đã xác định 7 quan điểm chỉ đạo lớn; các mục tiêu hướng tới 5 nhóm tiện ích cụ thể là: (1) Ứng dụng dữ liệu dân cư phục vụ giải quyết thủ tục hành chính và cung cấp dịch vụ công trực tuyến, trong đó ưu tiên hàng đầu là 25 thủ tục thiết yếu liên quan đến người dân; (2) Ứng dụng phục vụ phát triển kinh tế, xã hội; (3) Ứng dụng phục vụ xây dựng công dân số; (4) Hoàn thiện hệ sinh thái phục vụ kết nối, khai thác, bổ sung làm giàu dữ liệu dân cư; (5) Ứng dụng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp. Tương ứng với đó là danh mục 52 nhiệm vụ của các bộ, ngành, địa phương với các mốc thời gian hoàn thành rất cụ thể. 

Cùng với các Ngành, các cấp, thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, Ngành Tư pháp đã chủ động ban hành các văn bản chỉ đạo gắn với nhiệm vụ của ngành để triển khai có hiệu quả, kịp thời các nhiệm vụ được nêu tại Đề án và Công điện số 104/CĐ-TTg ngày 29/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ và Công văn số 496/BTP-HTQTCT ngày 22/2/2022 của Bộ Tư pháp. Để đảm đảm dữ liệu, thông tin công dân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được đăng ký chính xác, đúng quy định pháp luật; đồng bộ, thống nhất với thông tin công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Sở Tư pháp đã chỉ đạo UBND các huyện, thành phố, thị xã thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về hộ tịch trong đó chú trọng công tác xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và đăng ký hộ tịch trực tuyến.  

Về công tác xây dựng dữ liệu hộ tịch điện tử. Thực hiện Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”, Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1811/QĐ-UBND  ngày 09/6/2020 về Kế hoạch thực hiện số hóa dữ liệu hộ tích lịch sử trên địa bàn tỉnh vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Trên cơ sở nhiệm vụ được giao, Sở Tư pháp đã chủ trì, triển khai thống nhất việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn toàn tỉnh. Năm 2020, Sở Tư pháp đã tiến hành khảo sát, rà soát tình hình lưu trữ, thống kê số lượng Sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh từ trước năm 1975 đến năm 2017 đến thời điểm Nghệ An triển khai đồng bộ phần mềm hộ tịch điện tử với kết quả hơn 2.705.453 trường hợp đăng ký. Hiện nay đã số hóa xong 858.299 trường hợp. Tổng số dữ liệu số hóa đang thực hiện dự keiens hoàn thành trước ngày 31/12/2022 là 1.259.510 trường hợp.

Sau khi thực hiện Số hóa, Sở đã chỉ đạo phòng Tư pháp cấp huyện, xã tăng cường kiểm tra, rà soát, bảo đảm tất cả các sự kiện hộ tịch (đặc biệt là đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử) được đăng ký đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật hộ tịch và cập nhật kịp thời trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. Sau khi thông tin hộ tịch được đăng ký vào Phần mềm, việc điều chỉnh, sửa chữa, hủy bỏ thông tin, dữ liệu hộ tịch điện tử phải được thực hiện theo quy định pháp luật.

Trong quá trình rà soát, đối chiếu, cập nhật đồng bộ dữ liệu trong Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung theo nhiệm vụ được giao tại mục 3 của Công điện số 104/CĐ-TTg, nếu phát hiện có thông tin chưa chính xác hoặc chưa thống nhất các đơn vị quản lý dữ liệu đã kiểm tra kỹ hồ sơ, sổ đăng ký hộ tịch (được lưu trữ tại UBND cấp huyện và UBND cấp xã) và căn cứ các quy định tại khoản 3 Điều 14, khoản 2 Điều 60 Luật Hộ tịch; khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ Tịch; khoản 4 Điều 11 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến để xử lý, bảo đảm phù hợp theo đúng quy định của pháp luật hộ tịch.

 Hiện nay, việc rà soát cơ bản đã hoàn thành. Các thông tin trong dữ liệu hộ tịch đã thống nhất với Sổ hộ tịch và đã được sửa sai theo đúng quy trình. Trong quá trình thực hiện phát sinh các sai lệnh giữa thông tin trong dữ liệu hộ tịch và dữ liệu quôc gia về dân cư, ngành Tư pháp và Công an sẽ phối hợp chỉnh sửa theo quy định.

Về công tác chứng thực bản sao điện tử là tiền đề cho việc thực hiện các dịch vụ công trực tuyến. Ngày 28/1/2021, UBND tỉnh Nghệ An ký Quyết định số 246/QĐ-UBND về việc ban hành Kế hoạch thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử trên địa bàn tỉnh Nghệ An, trong đó giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, UBND cấp huyện, cấp xã hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện dịch vụ chứng thực bản sao từ bản chính trên Cổng dịch vụ Công quốc gia.

Thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh giao, ngày 26/3/2021 Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 366/STP-HCTP về việc hướng dẫn thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính gửi UBND 21 huyện, thành phố, thị xã. Tiếp đó, ngày 24/5/2021 Sở Tư pháp ban hành Công văn số 690/STP-HCTP về việc báo cáo các nội dung về công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh trong đó có nội dung yêu cầu báo cáo tình hình thực hiện triển khai Quyết định số 246/QĐ-UBND về công tác chứng thực điện tử.

Hiện nay, có 19/21 đơn vị cấp huyện đã triển khai thực hiện thành công. Tính đến thời điểm này, có gần 5000 bản sao được chứng thực điện tử.

Về nguồn nhân lực phục vụ dịch vụ công. Công tác kiện toàn, rà soát đội ngũ công chức làm công tác tư pháp đã được thực hiện kịp thời để đáp ứng với điều kiện quy định của Luật hộ tịch.  Năm 2020- 2021, Sở Tư pháp đã phối hợp với Trường Cao đẳng Luật Miền Trung tổ chức đào tạo nghiệp vụ, cấp chứng chỉ cho gần 800 công chức làm công tác hộ tịch, chiếm tỷ lệ 99,9%

Việc bố trí nhân lực thực hiện dịch vụ công được thực hiện kịp thời, đảm bảo trình độ chuyên môn và trình độ nghiệp vụ cũng như công nghệ thông tin

Về kết nối liên thông dữ liệu, Sở Tư pháp đã phối hợp với Sở Thông tin và truyền thông, Cổng thông tin điện tử để thực hiện việc kết nối liên thông dữ liệu theo yêu cẩu của Bộ Tư pháp. Hiện nay đã thực hiện việc tích hợp, cung cấp các thủ tục hành chính thiết yếu trong lĩnh vực hộ tịch (đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử, Lý lịch tư pháp) trên Cổng dịch vụ công cấp tỉnh và quốc gia.

Việc đăng ký các dịch vụ công trực tuyến được tăng cường. Nhằm hoàn thiện dữ liệu dân cư bảo đảm “đúng”, “đủ”, “sạch”, “sống”, các huyện, thành, thị tích cực tuyên truyền, đẩy mạnh đăng ký hộ tịch trực tuyến, đăng ký hộ tịch lưu động; phối hợp với các đơn vị viễn thông đăng ký sim chính chủ cho người dân để người dân thuận tiện trong việc đăng ký các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Tổ chức tập huấn các nội dung: hướng dẫn quy trình đăng ký hộ tịch trực tuyến trên địa bàn tỉnh; Nhằm hỗ trợ, hướng dẫn cho các đơn vị chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa hiệu quả đăng ký hộ tịch trực tuyến, Sở Tư pháp phối hợp với Công an tỉnh, Cổng thông tin điện tử tỉnh, Viễn thông Nghệ An tổ chức hướng dẫn đăng ký hộ tịch trực tuyến tại 05 huyện: Nghĩa Đàn, Đô Lương, Quỳ Châu, Con Cuông và Tân Kỳ. Từ khi triển khai (tháng 7/2022) đến nay, toàn tỉnh đã đăng ký gần 20.000 trường hợp đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Bên cạnh đó, Để các tổ chức công chứng trên địa bàn triển khai thực hiện sử dụng 100% các giải pháp, thiết bị xác thực công dân thông qua thẻ CCCD, Sở Tư pháp đã triển khai việc sử dụng các thiết bị xác thực khách hàng trong các hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn.

 Bên cạnh những kết quả đạt được bước đầu, việc thực hiện Đề án 06 của ngành Tư pháp vẫn còn nhiều khó khăn nhất định. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có vai trò là đầu vào quan trọng của cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư vẫn chưa được cập nhâp đầy đủ qua các thời kỳ lịch sử dẫn đến khi đối chiếu, rà soát với dữ liệu quốc gia về dân cư vẫn có sự sai lệch, trùng lắp chưa đồng bộ hóa khi chia sẻ dữ liệu. Hiện nay, việc đối sách làm sạch dữ liệu giữa Tư pháp với các ngành như Công an, Bảo hiểm, Y tế, Lao động…vẫn gặp nhiều thách thức. Một số dịch vụ công đạt tỷ lệ rất thấp (cấp phiếu lý lịch tư pháp mới đạt tỷ lệ 0,31%). Bên cạnh đó, các địa phương còn gặp khó khăn khi lực lượng triển khai Đề án 06 ở cấp xã, phường chưa được tập huấn, đào tạo sử dụng công nghệ thành thạo, nên việc tiếp nhận, xử lý, hướng dẫn người dân sử dụng các dịch vụ công trực tuyến chưa đạt hiệu quả như mục tiêu đề ra. Hạ tầng phục vụ tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính trực tuyến cho người dân chưa đáp ứng được yêu cầu. Người dân vẫn có thói quen tiếp cận các dịch vụ truyền thống, trực tiếp…mà chưa nhanh nhạy trọng tiếp cận công nghệ, đặc biệt là người dân vùng nông thôn, miền núi, người lớn tuổi…Trong thời gian tới, để đạt được các mục tiêu đặt ra theo kế hoạch, toàn ngành phải quyết tâm thực hiện các giài pháp sau:

 - Trước hết là nâng cao nhận thức và xác định đúng tầm quan trọng, tính cấp bách của Đề án 06 nói chung và những nhiệm vụ cấp bách của Ngành Tư pháp thực hiện Đề án 06 nói riêng; dự báo đúng tình hình, lường trước những khó khăn, thách thức và nguy cơ, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch cụ thể, chi tiết ngay từ khi bước vào thực hiện Đề án 06, đồng thời quyết tâm thực hiện đúng thời gian từng nội dung công việc, để tạo cơ sở cho các bước tiếp theo hoàn thành đúng tiến độ. Xác định trách nhiệm của người đứng đầu trong việc triển khai Đề án 06, "quyết tâm trong chủ trương, quyết liệt trong hành động" sẽ tác động đến trách nhiệm toàn bộ các cơ quan cấp dưới, tạo sự "chuyển mình" mạnh mẽ của chính quyền địa phương các cấp, từ sở, ban, ngành đến UBND các cấp, đoàn, hội, trưởng thôn/xóm/bản,…

- Đẩy nhanh tiến độ xây dựng dữ liệu hộ tịch lịch sử đồng thời tính đến giải pháp phối hợp, rà soát kỹ để đồng bộ, làm sạch dữ liệu cùng với các ngành.

- Kiến nghị cải cách thủ tục hành chính theo hướng đơn giản, thuận lợi nhất cho việc nộp và giải quyết hồ sơ trực tuyến trong lĩnh vực tư pháp, đặc biệt là các thủ tục đăng ký hộ tịch. Triển khai xây dựng biểu mẫu điện tử tờ khai trực tuyến đối với các TTHC lĩnh vực Lý lịch tư pháp để người dân có thể khai trực tiếp vào tờ khai điện tử yêu cầu TTHC không phải tải mẫu đơn, khai và tải bản scan tờ khai để nộp hồ sơ trên Cổng dịch vụ công của tỉnh.

- Đẩy mạnh tuyên truyền chủ trương và các tiện ích của Đề án 06 đối với xã hội và người dân nhằm nâng cao nhận thức, tạo sự đồng thuận của người dân, các cơ quan, ban, ngành, địa phương trong quá trình triển khai Đề án 06. Qua đó tuyên truyền việc thực hiện chứng thực bản sao điện tử; các quy trình đăng ký trực tuyến bằng các hình thức: Tờ rơi, lưu động, hội nghị tuyên truyền, loa phát thanh…để người dân biết và sử dụng dịch công trực tuyến nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc cho người dân, doanh nghiệp và Nhà nước.

Hướng dẫn, hỗ trợ Công dân đăng ký hộ tịch trực tuyến