Thực hiện Luật Thanh tra năm 2010, Luật hộ tịch, Nghị định số 54/2015/NĐ-CP, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ và Kế hoạch thanh tra năm 2021 đã được phê duyệt, ngày 03/3/2021, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Nghệ An đã ký Quyết định số 25/QĐ-STP về việc thanh tra lĩnh vực hộ tịch, chứng thực và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp trên địa bàn tỉnh Nghệ An.

 Ngày 01/11/2021, Đoàn thanh tra đã thực hiện thanh tra chuyên ngành lĩnh vực hộ tịch, chứng thực và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp tại UBND thị xã Hoàng Mai. Đoàn thanh tra đã thực hiện thanh tra tại phòng tư pháp và UBND xã Quỳnh Lộc, thị xã Hoàng Mai.

Sau khi thực hiện việc kiểm tra về thẩm quyền, trình tự, thủ tục thực hiện việc đăng ký các sự kiện hộ tịch, công tác chứng thực và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp, Trưởng Đoàn thanh tra chuyên ngành đã có Báo cáo về kết quả thanh tra, đồng thời tham mưu Giám đốc Sở Tư pháp ký ban hành Kết luận thanh tra số 1685/KL-TTr ngày 19/11/2021.

Theo nội dung Kết luận thanh tra, trong quá trình thực hiện đăng ký các sự kiện hộ tịch, công tác chứng thực và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp, UBND xã Quỳnh Lộc và phòng tư pháp UBND thị xã Hoàng Mai đã có kết quả như sau:

1. Kết quả đạt được:

1.1. Đối với Phòng tư pháp: Hiện tại có 02 đồng chí được đào tạo cơ bản, có kinh nghiệm công tác, đã phát huy vai trò, trách nhiệm để thực hiện nhiệm vụ được giao.

Đã tham mưu trình UBND thị xã ban hành hành một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cơ sở triển khai tổ chức thực hiện Luật Hộ tịch và các văn bản có liên quan. Đồng thời, hàng năm đã tổ chức tập huấn, bồi dường nghiệp vụ cho đội ngũ công chức Tư pháp- hộ tịch cấp xã.

1.2. Đối với UBND xã Quỳnh Lộc: tại thời điểm đoàn thanh tra làm việc có 02 công chức Tư pháp - hộ tịch nhiệt tình, tâm huyết với công việc. Sổ sách hộ tịch được mở, ghi chép tương đối đầy đủ, chữ viết rõ ràng, về cơ bản đúng với quy định của Luật Hộ tịch; Nghị định 123/2015 ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (viết tắt là Nghị định 123/2015/NĐ-CP) và Thông tư 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Hộ tịch (viết tắt là thông tư 15/2015/TT-BTP); Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (viết tắt là Thông tư 04/2020/TT-BTP). Công tác hộ tịch tại đơn vị thực hiện tương đối tốt, đúng thẩm quyền và thời hạn theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời yêu cầu của các cá nhân, tổ chức.

2. Bên cạnh những kết quả đạt được, qua kiểm tra còn một số tồn tại, hạn chế như sau:

2.1. Đối với Phòng tư pháp:

- Về việc mở, khóa, ghi chép các loại sổ: Sổ chứng thực bản sao từ bản chính; sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch; sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc: Chưa thực hiện việc đóng dấu giáp lai các trang, khóa sổ cuối năm từ khi mở sổ theo quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2015/NĐ-CP; Điều 19, Thông tư số 15/2015/TT-BTP và Điều 29, Thông tư 04/2020/TT-BTP.

- Hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch: Tiếp nhận hồ sơ thay đổi họ trước ngày làm thủ tục đăng ký nhận cha, con; Giấy khai sinh chưa bổ sung tên cha theo quy định (hồ sơ số 05/2020); Hồ sơ thay đổi tên đệm, yêu cầu công dân làm thêm đơn xác nhận, đơn trình bày  (hồ sơ số 05/2021).

2.2. Đối với hồ sơ kiểm tra tại UBND xã Quỳnh Lộc:

- Về việc mở, khóa, ghi chép các loại sổ:

Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Sổ đăng ký kết hôn: Không đóng dấu giáp lai các trang, không khóa sổ cuối năm từ khi mở sổ quy định tại Điều 11, Nghị định123/2015/NĐ-CP; Điều 19, Thông tư số 15/2015/TT-BTP và Điều 29, Thông tư 04/2020/TT-BTP; Bỏ trống trang đăng ký cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không đúng quy định khi có sai sót tại Điều 26, Thông tư số 15/2015/TT-BTP (hồ sơ số 31/2020).

- Về đăng ký hộ tịch:

Đăng ký lại khai sinh: Tờ khai chưa ghi lý do đăng ký lại, thiếu cam đoan của người yêu cầu về việc nộp đủ các loại giấy tờ quy định điểm d, khoản 3, Điều 9, Thông tư 15/2015/TT-BTP (hồ sơ số 37/2020).

Đăng ký khai tử: Trường hợp chết ở địa phương khác nhưng không có giấy báo tử (hồ sơ 19/2020, 29/2021) quy định tại khoản 1, Điều 38, Luật Hộ tịch.

Đăng ký kết hôn:

+ Thiếu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người địa phương khác đến đăng ký kết hôn (hồ sơ số 33/2021) quy định tại Điều 38 Luật Hộ tịch; Điều 10, Nghị định 123/2015/NĐ-CP; Kết hôn lần 2 nhưng trong tờ khai và sổ hộ tịch ghi đăng ký kết hôn lần thứ 1 (hồ sơ số 26, 28/2021); Đăng ký lại kết hôn chưa đảm bảo tính tự nguyện, thiếu 1 bên đăng ký (hồ sơ số 25/2020).

- Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

Cách ghi nội dung các mục không đầy đủ, chính xác quy định Điều 25 Thông tư số 15/2015/TT-BTP và Điều 33 Thông tư 04/2020/TT-BTP. Cụ thể: Phần mục đích sử dụng thiếu mục Giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, thừa mục nơi thường trú của người yêu cầu; mục “tình trạng hôn nhân” trong trường hợp chưa bao giờ kết hôn ghi thiếu nội dung “Chưa đăng ký kết hôn với ai thì ghi chưa kết hôn với ai”; mục “tình trạng hôn nhân” trong trường hợp có đăng ký kết hôn nhưng vợ/chồng đã chết và chưa kết hôn mới thiếu nội dung “hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai”.

- Lĩnh vực chứng thực: (Thanh tra xác suất chứng thực hợp đồng giao dịch)

Không mở sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (từ 01/01/2020 đến 21/4/2021); chưa thực hiện việc khóa sổ, đóng dấu giáp lai theo đúng quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (viết tắt là Nghị định 23/2015/NĐ-CP); Sổ chứng thực chữ ký, điểm chỉ (năm 2021) ghi chưa đúng (đang còn để trống không rõ lý do).

Hồ sơ lưu trữ không đầy đủ. Thiếu phiếu tiếp nhận, giấy tờ chứng minh nhân thân của các bên tham gia giao kết hợp đồng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quy định tại Điều 36, Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Người tiếp nhận hồ sơ không ký đầy đủ vào từng trang của hợp đồng, giao dịch quy định tại Khoản 2, Điều 20, Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

 Văn bản phân chia di sản thừa kế (hồ sơ số 61/2020) hồ sơ không lưu các giấy tờ như Giấy chứng tử, giấy chứng nhận mối quan hệ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; không lưu đầy đủ chữ ký của người tiếp nhận hồ sơ trong từng trang văn bản; phân chia di sản cho hàng thừa kế theo pháp luật (thừa kế thế vị) chưa đảm bảo. Cụ thể: người được hưởng thừa kế theo pháp luật chết sau người để lại di sản nhưng vẫn thực hiện chia thừa kế thế vị.

Những tồn tại, hạn chế trong việc thực hiện đăng ký hộ tịch, chứng thực và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp tại UBND xã Quỳnh Lộc và phòng tư pháp UBND thị xã Hoàng Mai chủ yếu chủ yếu do lỗi về hình thức, kỹ thuật, việc nắm bắt các quy định của pháp luật chưa kịp thời, đồng thời chưa gây ra hậu quả. Đơn vị được thanh tra đã tiếp thu các nội dung Đoàn thanh tra đã nêu và cam kết khắc phục kịp thời những tồn tại, hạn chế Đoàn đã nêu và thực hiện nghiêm túc đảm bảo đúng quy định pháp luật trong thời gian tới.

Tại bản Kết luận, Giám đốc Sở Tư pháp đã yêu cầu UBND thị xã Hoàng Mai tổ chức họp đánh giá kết quả của Đoàn Thanh tra đã nêu, cần tiếp tục phát huy những ưu điểm, xác định nguyên nhân và thực hiện ngay các biện pháp khắc phục những hạn chế, thiếu sót. Chỉ đạo phòng Tư pháp tham mưu UBND Thị xã kiểm tra lại các hồ sơ đã đăng ký để bổ sung, hoàn thiện kịp thời và chỉ đạo UBND xã Quỳnh Lộc khắc phục những tồn tại trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, chỉ đạo việc thực hiện nghiệp vụ công tác tư pháp nói chung, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực nói riêng trên địa bàn.

Báo cáo kết quả khắc phục sau thanh tra gửi về Sở Tư pháp (qua Thanh tra Sở) trước ngày 30/11/2021./.